El correo electrónico y la mensajería electrónica son dos instrumentos cada vez más utilizados en las empresas, por las ventajas que suponen para las comunicaciones intraempresariales y de la empresa con el exterior, tanto con clientes como con proveedores o teletrabajadores. Sin embargo, como toda nueva forma de comunicación, a pesar de todas sus ventajas, la mensajería y el correo electrónico pueden plantear situaciones difíciles para sus usuarios, tanto personas como empresas.

Para las empresas, los problemas pueden venir por el acceso de terceras partes no autorizadas a datos vitales, como actividades confidenciales, transacciones financieras, gestión de personal o datos personales de los trabajadores. También existe la creencia, confirmada recientemente por un estudio de una consultora especializada, de que parte de los trabajadores aprovechen estos nuevos recursos TIC para usos personales durante su horario laboral, en detrimento de su trabajo.

En el caso de los trabajadores, el riesgo principal está en las nuevas capacidades de control y vigilancia que los empresarios pueden llevar a cabo. Las nuevas tecnologías pueden hacer que el trabajador sea vigilado sin que tenga conocimiento de ello, lo que puede poner en riesgo su privacidad.

Un reciente informe de la Fundación Europea para la Mejora de las Condiciones de Vida y de Trabajo destacaba que un análisis de las situaciones relacionadas con este ámbito en los diversos países de la UE muestra que, por ahora, tanto en lo relacionado con el uso de los recursos tecnológicos por parte de los trabajadores como en lo relacionado con la privacidad de los trabajadores en las empresas la tecnología ha avanzado más rápido que los marcos regulatorios y que a menudo son las sentencias judiciales o los acuerdos de convenio (sectoriales o de empresa) los que están regulando de hecho este ámbito.

Mucho se ha escrito ya sobre las ventajas del correo electrónico para particulares y empresas. En cambio, la mensajería instantánea, a pesar de estar muy extendida entre las personas, todavía no está popularizada en el entorno profesional, aunque los fabricantes de este software (Microsoft, AOL, Yahoo!) están intentando introducir esta tecnología en las empresas añadiendo a la mensajería instantánea funciones de encriptación de comunicaciones, de autenticación de usuarios y de control de su uso.

De hecho, las cifras indican que progresivamente las empresas empiezan a incorporar la mensajería instantánea entre sus recursos. Puede ser en muchos casos una alternativa interesante al teléfono: hay que recordar que la mensajería instantánea se diferencia del correo electrónico principalmente en eso, en ser instantánea. La comunicación es en tiempo real.

Según la consultora especializada en comunicaciones electrónicas Ferris Research, la mensajería instantánea en entornos profesionales aumentará un 130% en 2003 con respecto a 2002, y un 85% más de 2003 a 2004. Traducido a cifras concretas, de los diez millones de trabajadores usuarios de mensajería instantánea en 2002 se pasará a los 43 millones en 2004. Para 2007 la previsión es ya de 182 millones de trabajadores con acceso a la mensajería instantánea.

El problema es que muchas empresas no conocen o no usan correctamente la tecnología adicional de seguridad de la mensajería para empresas. Un estudio realizado por Blue Coat Systems, empresa especializada en software de control de la mensajería instantánea en las empresas, y recogido por la agencia Reuters, afirma que las empresas no están controlando el uso que de la mensajería instantánea hacen sus trabajadores. El estudio encuestó a trabajadores del Reino Unido y de Estados Unidos.

Un 65% de trabajadores británicos y un 25% de los estadounidenses reconoció que utilizaba la mensajería instantánea para uso privado: para hacer comentarios sobre compañeros de trabajo o para flirtear. Algunos de estos usuarios afirman no tener reparo en utilizar palabras malsonantes en sus mensajes instantáneos en la oficina.

La diferencia en los porcentajes, según la empresa que realizó el estudio, se debe a que los estadounidenses son más proclives al síndrome Gran hermano. Mientras que un 60% de los británicos encuestados no cree o no está seguro de si sus mensajes pueden ser controlados, el 71% de los estadounidenses creen (con razón) que todo lo escrito en la mensajería instantánea es controlable por las empresas.

La cantidad de trabajadores que utilizan la mensajería instantánea para usos privados demuestra que las empresas tienen motivos para preocuparse sobre el uso que los trabajadores realicen de estas herramientas, no sólo por las fugas de información sino también por la pérdida de productividad.

Sin embargo, también es cierto que las herramientas para controlar de forma completa el uso de estas tecnologías ya existen. Y cuando las empresas decidan utilizar estas herramientas para hacer un control absoluto de las actividades de sus trabajadores puede aparecer el peligro de invasión de la privacidad de los trabajadores, de abusos por parte de las empresas.

De ahí que los próximos años vayan a ser muy importantes en cuanto a la regulación de las comunicaciones electrónicas en entornos profesionales. La definición de derechos y deberes de empresarios y trabajadores no será fácil, y debe permitir que unos y otros se beneficien de estas tecnologías sin perjuicio para la otra parte.

NetYdea.

17 de septiembre de 2003.